Microsoft 365 a Google Workspace patří k nejrozšířenějším kancelářským platformám pro firmy. Obě nabízejí firemní e-mail na vlastní doméně, úložiště, sdílení dokumentů, kalendář a videohovory. Liší se ale způsobem práce, správou zařízení, zabezpečením i tím, co je v jednotlivých licencích zahrnuto. Správná volba proto závisí hlavně na tom, jak vaše firma pracuje, nikoli na tom, která platforma je obecně lepší.
Čím se platformy liší v praxi
Microsoft 365 vychází z desktopových aplikací Word, Excel, PowerPoint a Outlook, k nimž dnes patří i webové a mobilní verze. Silný je tam, kde lidé intenzivně pracují v Excelu nebo se složitějšími dokumenty nebo kde firma potřebuje centrálně spravovat počítače s Windows.
Google Workspace je od počátku postavený na práci v prohlížeči. Gmail, Dokumenty, Tabulky a Disk jsou jednoduché na používání, spolupráce více lidí na jednom dokumentu je přirozená a správa bývá méně náročná. Hodí se pro firmy, které pracují hlavně online a nepotřebují pokročilé funkce desktopových aplikací.
Obě platformy umějí soubory druhé strany otevřít a upravit. Při intenzivní výměně složitějších dokumentů, například tabulek s makry nebo rozsáhlých smluv se sledováním změn, je ale pohodlnější zůstat u formátu, se kterým pracují vaši zákazníci a dodavatelé.
Licence Microsoft 365 pro firmy
Microsoft nabízí pro firmy do 300 uživatelů tři hlavní licence. Všechny zahrnují firemní e-mail s velkou poštovní schránkou a 1 TB úložiště OneDrive na uživatele.
- Business Basic. E-mail, Teams, OneDrive, SharePoint a webové a mobilní verze kancelářských aplikací. Hodí se pro lidi, kteří desktopové aplikace nepotřebují.
- Business Standard. Vše z Business Basic a navíc desktopové aplikace Word, Excel, PowerPoint a Outlook, které může každý uživatel nainstalovat až na pět počítačů, pět tabletů a pět telefonů.
- Business Premium. Vše z Business Standard a navíc pokročilé zabezpečení a správa zařízení, například Microsoft Intune, Entra ID P1 s podmíněným přístupem a Defender for Business.
Kromě toho existují samostatné licence, například Exchange Online jen pro e-mail nebo Microsoft 365 Apps for business jen s desktopovými aplikacemi bez e-mailu. Licence lze v jedné firmě kombinovat, takže každý uživatel může mít tu, kterou skutečně potřebuje. V Evropském hospodářském prostoru lze licence Business pořídit ve verzi s Teams i bez nich. Pokud Teams nepoužíváte nebo je chcete licencovat zvlášť, vyplatí se zvážit verzi bez nich.
Licence Google Workspace pro firmy
Google nabízí pro firmy do 300 uživatelů licence Business. Liší se hlavně velikostí úložiště, které je sdílené v rámci celé organizace, a rozsahem správy a zabezpečení.
- Business Starter. Gmail na vlastní doméně, Disk se základními sdílenými disky, Dokumenty, Meet a 30 GB úložiště na uživatele. Asistent Gemini je zde dostupný v omezeném rozsahu.
- Business Standard. Vše z Business Starter, 2 TB úložiště na uživatele, nahrávání schůzek a asistent Gemini přímo v Dokumentech, Meetu a dalších aplikacích.
- Business Plus. Vše z Business Standard, 5 TB úložiště na uživatele, Google Vault pro archivaci a právní uchovávání dat a pokročilejší správa zařízení.
Pro větší firmy a náročnější požadavky na zabezpečení existují licence Enterprise. Kombinovat edice v jedné firmě lze i zde, nákup více edic ale vyžaduje obchodníka Googlu nebo partnera.
Umělá inteligence v licencích
Obě platformy dnes integrují umělou inteligenci, každá jiným způsobem. Google zahrnul asistenta Gemini do licencí Business a Enterprise, v nejnižší licenci v omezeném rozsahu, a ceny licencí upravil. Microsoft zahrnuje do firemních licencí Copilot Chat, který pracuje s internetem a v omezené míře i s poštou, kalendářem a dokumenty. Plné propojení s firemními daty v aplikacích Word, Excel, Outlook a Teams nabízí placená licence Microsoft 365 Copilot, a to jako doplněk nebo v balíčku s firemní licencí. Nabídka se u obou výrobců rychle vyvíjí, proto je dobré ji před rozhodnutím ověřit.
Před zavedením je vhodné nastavit, k jakým datům má umělá inteligence přístup a kdo ji smí používat. Asistent pracuje se vším, k čemu má uživatel oprávnění, takže chybně nastavené sdílení se může projevit i v jeho odpovědích.
Na co se při výběru zaměřit
- Způsob práce týmu. Pracují lidé hlavně v prohlížeči, nebo potřebují desktopový Excel a Outlook?
- Správa zařízení. Potřebujete centrálně spravovat počítače, vynucovat šifrování disků a vzdáleně mazat data ze ztracených zařízení?
- Bezpečnost a přístup. Vícefaktorové ověření je dostupné na obou platformách. Pokročilá pravidla přístupu, například podle zařízení nebo místa přihlášení, nabízejí až vyšší licence. U Microsoftu je to Business Premium, u Googlu licence Enterprise.
- Archivace a právní požadavky. Pokud musíte e-maily dlouhodobě uchovávat nebo je dohledávat pro právní účely, ověřte, zda je archivace v licenci zahrnutá. U Microsoftu je archivace s právním uchováváním součástí Business Premium, u Googlu nástroj Vault v licenci Business Plus.
- Umístění dat. Obě platformy umožňují ukládat data v Evropské unii. U Microsoftu se data evropských firem ukládají v EU automaticky, u Google Workspace je volba datové oblasti dostupná od licence Business Standard.
- Návaznost na další nástroje. Účetní systém, CRM nebo e-shop mohou mít lepší propojení s jednou z platforem.
- Zákonné povinnosti. Zákon č. 264/2025 Sb., o kybernetické bezpečnosti, účinný od 1. listopadu 2025, ukládá části firem povinnosti mimo jiné v oblasti ověřování uživatelů, zaznamenávání událostí a řízení přístupu. Pokud se na vás vztahuje, může to ovlivnit, jakou úroveň licence potřebujete.
- Způsob nákupu. Licence lze koupit přímo od výrobce nebo přes partnera. Partner obvykle nabízí fakturaci v korunách, podporu v češtině a pomoc se správou.
Jak ušetřit na licencích
Na licencích se často platí zbytečně. Typickým příkladem jsou licence bývalých zaměstnanců, dražší licence u lidí, kteří jejich funkce nevyužívají, nebo měsíční závazek tam, kde by byl roční levnější. Roční závazek bývá u obou platforem výhodnější, měsíční zase umožňuje pružně měnit počet licencí. U ročního závazku lze licence během roku přidávat, snížit jejich počet ale obvykle až při obnovení.
Vyplatí se proto jednou za čas projít seznam uživatelů a přiřazené licence a sjednotit je podle skutečných potřeb jednotlivých lidí. Schránky typu info@ lze u Microsoftu převést na sdílené schránky, které licenci nepotřebují, pokud nepřesáhnou 50 GB a nevyžadují právní uchovávání. U Googlu lze podobně využít skupinu se sdílenou doručenou poštou.
Přechod z jedné platformy na druhou
Přechod mezi platformami je proveditelný, vyžaduje ale přípravu. Kromě e-mailů je potřeba přenést kalendáře, kontakty, sdílené dokumenty a oprávnění a změnit záznamy DNS domény včetně SPF, DKIM a DMARC. Dobře naplánovaná migrace může proběhnout bez výpadku pošty a uživatelé ji pocítí jen minimálně.
Častější než úplný přechod bývá situace, kdy firma platformu nemění, ale potřebuje dát do pořádku licence, zabezpečení a sdílení dat.
Zálohování
Microsoft 365 ani Google Workspace standardně nevytvářejí zálohy v pravém slova smyslu. Koš a doba uchovávání smazaných dat pomohou při běžné chybě, při rozsáhlém smazání, napadení účtu nebo ransomwaru ale nemusí stačit. Pro firemní data proto stojí za zvážení samostatné zálohování od třetí strany, u Microsoftu případně i placenou službou Microsoft 365 Backup.
Kontrola nastavení firemní platformy
- Každý uživatel má licenci odpovídající tomu, co skutečně používá.
- Bývalí zaměstnanci nemají aktivní placené licence.
- Vícefaktorové ověření je zapnuté pro všechny uživatele, zejména pro administrátory.
- Máte nastavený postup pro nástup a odchod zaměstnanců.
- Sdílení dokumentů mimo firmu je pod kontrolou.
- Víte, jak dlouho se uchovávají e-maily a smazaná data.
- Firemní data jsou zálohovaná mimo samotnou platformu.
- Doména má nastavené SPF, DKIM a DMARC.
- Máte vyjasněno, k jakým datům má přístup umělá inteligence.
Shrnutí
Microsoft 365 i Google Workspace jsou vyspělé platformy s dobrou úrovní zabezpečení. Pro firmy, které intenzivně pracují s desktopovými aplikacemi a spravují počítače s Windows, bývá vhodnější Microsoft 365. Firmám, které pracují hlavně v prohlížeči a ocení jednoduchost, často lépe vyhovuje Google Workspace. Větší rozdíl než volba platformy obvykle dělá to, jak dobře jsou nastavené licence, zabezpečení a sdílení dat.
Výběr platformy, správa licencí a migrace jsou součástí služby Infrastruktura a cloud.