Vytěžování faktur ve firmě: kdy se vyplatí a jak vybrat řešení

Vytěžování faktur znamená, že software přečte fakturu v PDF, na fotografii nebo ve skenu a převede její údaje do účetního systému, takže je nikdo nemusí přepisovat. Vyplatí se hlavně firmám, kterým chodí větší množství dokladů od různých dodavatelů. Než ale začnete vybírat nástroj, zjistěte, kolik dokladů skutečně potřebujete vytěžovat. V článku popisuji tři cesty k řešení a ukazuji, jak spočítat přínos včetně kontroly a jak řešení vyzkoušet na vlastních dokladech.

Jak vytěžování funguje

Doklad se do systému dostane nahráním nebo přes vyhrazenou e-mailovou schránku. Software z něj přečte dodavatele, částky, data, rozpis DPH a případně i jednotlivé položky. Dříve k tomu sloužilo hlavně OCR, tedy převod obrázku na text, často doplněné šablonami pro jednotlivé dodavatele. Řešení s umělou inteligencí si často poradí i s neznámým rozložením faktury.

Vytěžení je jen první krok. Doklad se pak obvykle předkontuje, tedy předběžně se mu přiřadí účty, spáruje se s platbou a odešle do účetnictví. Největší přínos proto nevzniká přečtením údajů, ale tím, jak dobře navazují další kroky.

Nejdřív zjistěte, co vytěžovat nemusíte

Část dokladů vytěžení vůbec nepotřebuje. Pokud dodavatel posílá fakturu ve formátu ISDOC, což je český standard pro elektronickou fakturu, údaje jsou v souboru už strojově zapsané a účetní systém je může přímo načíst. Nic se nečte z obrázku, takže odpadá i riziko chybného přečtení.

Projděte proto doklady za poslední měsíce a rozdělte je do skupin.

• Kolik dokladů přišlo celkem.
• Kolik jich má ISDOC nebo jiný strojově čitelný formát.
• Kolik jich pochází od několika stálých dodavatelů.
• Kolik z nich tvoří účtenky a skeny.

U stálých dodavatelů se často vyplatí požádat o ISDOC. Vytěžovat pak budete jen to, co zbude.

Tři cesty k řešení

Vhodná cesta závisí na objemu dokladů, účetním systému a na tom, kdo vám účetnictví vede.

• Funkce účetního systému. Některé systémy nabízejí vytěžování přímo nebo prostřednictvím doplňku. Je to nejjednodušší cesta, pokud vám funkce stačí a dokladů není mnoho.
• Samostatný nástroj. Specializovaný nástroj se na účetní systém napojí a přidá schvalování, přehled dokladů a další možnosti. Hodí se při větším objemu nebo když doklady schvaluje více lidí.
• Krok ve vlastním procesu. Vytěžení je součástí širšího řešení, které doklad spáruje se zakázkou, objednávkou nebo skladem. Má smysl tam, kde hotové nástroje na vaše postupy nestačí.

Ceny, napojení i podmínky se mění, ověřte si je proto přímo u poskytovatelů. Ptejte se také, co se stane s vašimi daty po ukončení služby a jak z nástroje získáte doklady zpět.

Jak přínos spočítat

Ve výpočtu nestačí vynásobit počet dokladů časem na přepsání. Přidejte tyto položky.

• Čas na kontrolu každého vytěženého dokladu.
• Ruční řešení dokladů, které se nepodaří přečíst.
• Měsíční cenu nástroje a případného napojení.
• Čas na zavedení a zaškolení.

Postup výpočtu s kontrolou výstupů ukazuji na smyšleném příkladu v článku AI automatizace ve firmě. Pokud účetnictví zadáváte externě, proberte výpočet i rozhodnutí s tím, kdo ho pro vás vede. Část úspory může vzniknout právě tam a na nastavení procesu se musíte shodnout.

Jak řešení vyzkoušet na vlastních dokladech

Údaje o přesnosti se u různých nástrojů těžko porovnávají, protože každý může měřit něco jiného. Spolehlivé srovnání získáte testem na vlastních dokladech.

1. Vyberte reprezentativní vzorek. Zahrňte běžné faktury, účtenky, skeny, cizojazyčné doklady i ty, které se obtížně zpracovávají.
2. Připravte správné hodnoty. U každého dokladu si zapište, jaké údaje mají být výsledkem.
3. Měřte po jednotlivých polích. Sledujte dodavatele, částky, data a rozpis DPH zvlášť. Jedna špatná sazba DPH má jinou váhu než chyba v popisu.
4. Změřte čas na opravy. Rozhoduje, kolik práce po vytěžení zbývá, ne samotné procento přesnosti.
5. Ověřte celý postup. Doklad musí dorazit do účetnictví správně, včetně předkontace.

Na co si dát pozor

• Vymyšlené údaje. Systém by neměl chybějící hodnotu odhadovat. Lepší je nechat pole prázdné a upozornit na něj.
• Kontrola člověkem. Nastavte, co se kontroluje vždy a co jen namátkově. Účetní data potvrzuje člověk.
• Duplicity. Tentýž doklad může přijít e-mailem i poštou a neměl by se zaúčtovat dvakrát.
• Podvržené faktury. Hlídejte změnu bankovního účtu dodavatele a doklady od neznámých odesílatelů.
• Úschova. Daňové doklady se podle zákona o DPH uchovávají 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo, a po celou dobu musí být zajištěna věrohodnost původu, neporušenost obsahu a čitelnost. Vytěžená data doklad nenahrazují, doklad je tedy nutné dál uchovávat. Listinný doklad lze převést do elektronické podoby, pokud tyto požadavky zůstanou splněné. Účetní záznamy mají navíc vlastní lhůty podle zákona o účetnictví.
• Osobní údaje a data. Ověřte, kde se doklady zpracovávají a zda je poskytovatel nepoužívá k učení své AI.

Nastavení úschovy a účtování proberte s tím, kdo vám vede účetnictví, nebo s daňovým poradcem.

Jak to může vypadat v praxi

V jednom nasazení přicházejí doklady nahráním nebo do vyhrazené e-mailové schránky. Jazykový model, tedy AI, která rozumí textu, z dokladu vytěží dodavatele, částky, splatnost a rozpis DPH. Chybějící údaj nechá prázdný. Zbytek procesu je pevný. Doklad se podle pravidel předkontuje a spáruje s pohybem na účtu a systém označí, co je spárované jistě a co jen pravděpodobně. Nic se nepovažuje za potvrzené, dokud to neodsouhlasí uživatel nebo účetní.

AI tu plní jednu úzkou úlohu a pravidla se postarají o zbytek. Podrobněji tento přístup popisuji v článku Co je AI agent ve firmě.

Kontrola před výběrem řešení

• Víte, kolik dokladů měsíčně zpracováváte a kolik jich má ISDOC.
• Požádali jste stálé dodavatele o strojově čitelný formát.
• Víte, s čím se má řešení napojit.
• Výpočet zahrnuje kontrolu, výjimky a cenu nástroje.
• Vyzkoušeli jste řešení na vlastních dokladech.
• Postup je domluvený s tím, kdo vám vede účetnictví.
• Máte vyřešenou úschovu dokladů.
• Víte, jak se k dokladům dostanete po ukončení služby.

Shrnutí

Vytěžování faktur se vyplácí tam, kde je dokladů dost a přepisování skutečně zdržuje. Nejdřív využijte strojově čitelné faktury, potom porovnejte dostupné cesty a vyzkoušejte je na vlastních dokladech. O přínosu rozhoduje hlavně to, kolik práce zůstane po vytěžení.

Propojit doklady s platbami, zakázkami a účetnictvím pomáhám v rámci služby Digitalizace a automatizace.