Digitalizace a automatizace
Pomáhám firmám nahradit ruční práci, tabulky a přepisování mezi systémy propojenými procesy, od poptávky přes nabídku a realizaci až po fakturaci a párování plateb. Zakázka tak firmou projde hladce a údaje se zadávají jen jednou.
Možná to znáte
- Poptávky přicházejí e-mailem i z webu a část z nich zapadne bez odpovědi.
- Příprava nabídky trvá dny, protože ceny se počítají ručně v tabulce.
- Stejné údaje se přepisují do několika systémů a chyby se objeví až u zákazníka.
- Výroba nebo realizace se plánuje na tabuli a termíny se posouvají.
- Faktury se vystavují ručně a párování plateb zabere každý měsíc hodiny.
- Nevíte, kde přesně se v procesu ztrácí čas a peníze.
Co pro vás udělám
Většinu opakujících se procesů lze popsat, zjednodušit a z velké části automatizovat.
Nejdřív to, co už máte
Nejdříve zjistím, co vaše současné nástroje dokážou a jak je lidé používají. Často stačí stávající systémy propojit a doplnit chybějící kroky. Nový systém nebo řešení na míru doporučím tam, kde se to vyplatí, a pomohu je vybrat i zavést.
Zavedu a předám týmu
Změny navrhuji s lidmi, kteří podle procesů pracují, a zavádím je do praxe. Tým zaškolím tak, aby nové postupy zvládal samostatně.
Poptávky a obchod
Poptávky z webu a e-mailu se sejdou na jednom místě, automaticky se přidělí obchodníkům a mají jasného odpovědného. CRM, tedy systém pro evidenci zákazníků a obchodních případů, nastavím tak, aby obchodníci věděli, komu a kdy se ozvat.
Nabídky a smlouvy
Cena, nabídka v jednotném vzhledu a smlouva s elektronickým podpisem vzniknou z údajů, které už v systému jsou. Návrh nabídky může připravit i AI agent, tedy program s umělou inteligencí, a obchodník ho jen zkontroluje.
Plánování a realizace
Zakázky se plánují podle dostupných kapacit lidí a strojů. Výrobní dokumenty, objednávky materiálu a sledování odpracovaných časů na zakázku navazují automaticky.
Sklad a expedice
Vychystávání, tisk štítků a předání dopravcům propojím do jednoho procesu. Zákazník dostává informace o stavu objednávky bez práce navíc.
Fakturace a platby
Zálohové i konečné faktury vznikají podle zakázky a platby z banky se párují automaticky. Údaje z dodavatelských faktur přečte a přepíše umělá inteligence.
Komunikace se zákazníky
Potvrzení, připomínky a stav zakázky odcházejí e-mailem nebo SMS automaticky. E-mailové sekvence, tedy série automatických e-mailů v předem daném pořadí, udrží kontakt se zákazníky i mezi zakázkami.
Lidé a interní agenda
Docházku, podklady pro mzdy, schvalování, úkoly a firemní dokumenty soustředím na jedno místo, aby administrativa nezdržovala práci.
Propojení a výběr systémů
Propojím e-shop, CRM, ERP, tedy podnikový informační systém, a účetnictví, které dnes nejsou propojené. Pomohu vybrat a zavést krabicový systém, jako je Pohoda, Money nebo ABRA, nebo navrhnu řešení na míru.
Jak spolu věci souvisí
Zakázka prochází firmou jako řetěz navazujících kroků, od poptávky přes nabídku, plánování a realizaci až po fakturu. Pokud se informace mezi kroky přepisují ručně, zpomaluje se celý řetěz a chyby se objeví až na jeho konci.
Proto procesy navrhuji jako celek. Údaje vznikají jednou na začátku a dál se jen používají. Z každého kroku zůstávají data, ze kterých je vidět, kde se ztrácí čas a které zakázky firmě vydělávají. Na to navazuje služba Data a reporting.
- Marketing a akvizice
- Obchod a cenotvorba
- Plánování kapacit
- Realizace a kvalita
- Fakturace a cash flow
- Controlling a reporting
Podle čeho měříme posun
Konkrétní ukazatele vybíráme společně podle cílů vaší firmy a podle toho, komu mají sloužit. Nejčastěji sledujeme tyto.
- Čas od poptávky po odeslání nabídky
- Podíl poptávek, které zůstanou bez odpovědi
- Dodržování termínů a vytížení kapacit
- Čas strávený ruční administrativou a přepisováním
- Rychlost fakturace a úhrady pohledávek
- Počet chyb a reklamací způsobených předáváním informací
Pro koho to je
Výrobní firmy a firmy na zakázku
Nabídky, plánování a realizace navazují od poptávky po předání.
E-shopy a obchodní firmy
Objednávky, sklad, expedice a fakturace fungují bez ručního přepisování.
Firmy poskytující služby
Poptávky, plánování lidí a fakturace práce se obejdou bez tabulek a dohledávání.
Rostoucí firmy
Procesy, které stačily pro deset lidí, musí obstát i při padesáti.
Související články
AI automatizace ve firmě: co zautomatizovat, co nechat lidem a jak to spočítat
AI automatizace ve firmě znamená, že umělá inteligence převezme část opakované práce s texty, dokumenty a e-maily a napojí se na běžné systémy firmy. Nejvíc pomáhá tam, kde samotná pravidla nestačí. Ne každá činnost si ale AI zaslouží. V článku ukazuji, jak u každého procesu rozhodnout, zda ho nechat ručně, vyřešit pravidlem, přidat krok s AI, nebo nasadit agenta, tedy program s AI, který sám volí postup, a jak přínos spočítat i s časem na kontrolu výstupů.
Vytěžování faktur ve firmě: kdy se vyplatí a jak vybrat řešení
Vytěžování faktur znamená, že software přečte fakturu v PDF, na fotografii nebo ve skenu a převede její údaje do účetního systému, takže je nikdo nemusí přepisovat. Vyplatí se hlavně firmám, kterým chodí větší množství dokladů od různých dodavatelů. Než ale začnete vybírat nástroj, zjistěte, kolik dokladů skutečně potřebujete vytěžovat. V článku popisuji tři cesty k řešení a ukazuji, jak spočítat přínos včetně kontroly a jak řešení vyzkoušet na vlastních dokladech.
Co je AI agent ve firmě a jak ho nasadit, aby fungoval
AI agent je program s umělou inteligencí, který samostatně provede část práce. Sám si zvolí postup, použije nástroje, například vaše CRM nebo účetní systém, a průběžně vyhodnocuje, zda je hotovo. Na rozdíl od chatbota tedy nejen odpovídá, ale i jedná. Agenti mohou firmám ušetřit hodně práce, zároveň ale přinášejí nová rizika a náklady. V článku vysvětluji, z čeho se agent skládá, kdy dává smysl a kdy ne, jak ho zabezpečit a jak poznat, že funguje. Na konci najdete tři nasazení z mé praxe.
Časté otázky
Musíme měnit systémy, které používáme?
Ne nutně. Nejdříve vycházím z toho, co ve firmě máte, a změnu doporučím jen tam, kde se vyplatí.
Jak začít?
Nejlépe auditem procesů a automatizace. Společně projdeme, jak zakázka prochází vaší firmou a které kroky má smysl změnit jako první.
Pracujete s krabicovými systémy, nebo stavíte vlastní?
Obojí. Řešení na míru navrhnu tam, kde vaše postupy do běžného systému nezapadají. Rozsáhlejší vývoj zajistím ve spolupráci s ověřeným týmem specialistů.
Pomůžete nám vybrat a zavést ERP systém?
Ano. Nejprve sepíšu, co od systému potřebujete, porovnám vhodné krabicové systémy, jako jsou Pohoda, Money nebo ABRA, a pomohu s výběrem. Pak systém nastavím podle vašich postupů, pomohu s převodem dat ze stávajícího systému, propojím ho s e-shopem, CRM a dalšími systémy, které používáte, a zaškolím váš tým.
Pomůžete nám s evidencí docházky a podklady pro mzdy?
Ano. Nastavím evidenci docházky a schvalování dovolených a přesčasů tak, aby podklady pro mzdy vznikaly bez ručního přepisování, v podobě, kterou předem domluvíme s vaší účetní nebo mzdovou kanceláří. Mzdy pak zpracuje vaše účetní nebo mzdová kancelář jako dosud.
Kde dává smysl umělá inteligence?
Tam, kde má měřitelný přínos, například při vytěžování údajů z faktur nebo při přípravě návrhů nabídek, které člověk zkontroluje a odešle.
Kdo se o automatizace stará, když se něco pokazí?
Součástí návrhu je i to, kdo se o automatizaci stará a co se děje při výpadku. Provoz a údržbu zajišťuji v rámci dlouhodobé spolupráce.
Na jak dlouho se zavazujeme?
Dlouhodobá spolupráce probíhá formou měsíčního paušálu, nejméně na tři měsíce.