Spolupráce › Digitalizace a automatizace
Audit procesů a automatizace
Audit procesů a automatizace je první krok ke spolupráci. Zmapuji, jak práce prochází vaší firmou od poptávky po fakturu, a dostanete mapu hlavních procesů a plán, které kroky zjednodušit, zautomatizovat nebo ponechat, jak jsou.
Možná to znáte
- Víte, že firma ztrácí čas na administrativě, ale nevíte přesně kde.
- Chcete automatizovat nebo zavést umělou inteligenci a nevíte, čím začít.
- Každé oddělení pracuje v jiném systému a údaje se mezi nimi přepisují.
- Nevíte, které systémy lidé skutečně používají a které jen platíte.
- Rozhodujete o novém systému a potřebujete pohled zvenčí.
- Chcete vědět, kolik by automatizace ušetřila, dřív než do ní investujete.
Co pro vás udělám
Čas se nejčastěji ztrácí tam, kde si práci předávají lidé a systémy.
Data, ne jen rozhovory
Nevycházím jen z rozhovorů. Projdu vaše systémy, podívám se na skutečné objemy poptávek, faktur nebo požadavků a uvidím, jak lidé skutečně pracují. Díky tomu je zřejmé, kde se čeká, kde se údaje přepisují a kde vznikají chyby.
Jasné doporučení u každé příležitosti
U každé příležitosti dostanete odhad ušetřeného času a návratnosti a doporučení, zda ji řešit hned, později nebo ponechat v ruční podobě. Tam, kde to dává smysl, můžu jedno rychlé zlepšení zavést už během auditu.
Obchod a poptávky
Projdu cestu od první poptávky po podepsanou smlouvu, změřím rychlost odpovědí a podívám se na práci s CRM, tedy systémem pro evidenci zákazníků.
Realizace a provoz
Podívám se na plánování, předávání práce mezi lidmi, sledování termínů a místa, kde se práce nejčastěji zdržuje.
Fakturace a peníze
Zmapuji vystavování faktur, párování plateb a hlídání splatností. Ukážu také, jak rychle se hotová práce promění v peníze na účtu.
Data a reporting
Zjistím, odkud pocházejí čísla, podle kterých rozhodujete, kolik práce stojí jejich příprava a kde si odporují.
Systémy a propojení
Projdu, jaké systémy firma používá a které z nich lidé skutečně využívají, jak spolu souvisejí a kde se údaje zadávají víckrát.
Lidé a role
Ujasním, kdo za který krok odpovídá, kde práce stojí na jednom člověku a kde se odpovědnost ztrácí.
Bezpečnost a přístupy
Zkontroluji, kdo má přístup k jakým datům a systémům, jak se zachází s osobními údaji a kde v procesech vznikají bezpečnostní rizika.
Automatizace a umělá inteligence
Vyberu kroky, které má smysl zautomatizovat nebo svěřit umělé inteligenci, a ty, které je lepší nechat lidem.
Jak audit probíhá
Začneme úvodní schůzkou zdarma, která trvá hodinu až dvě. Ujasníme si cíle a to, zda audit dává pro vaši firmu smysl.
Rozsah auditu domluvíme podle velikosti firmy a procesů, které chcete projít. Poté si promluvím s klíčovými lidmi, na přání i bez přítomnosti vedení, aby mohli mluvit otevřeně. Strávím s týmem čas u jeho běžné práce a projdu vaše systémy a data. Zprávu obvykle připravím do dvou až tří týdnů, podle rozsahu.
Výsledky spolu projdeme na schůzce online nebo osobně a domluvíme se na dalším postupu.
Co si odnesete
- Mapu hlavních procesů s místy, kde se čeká a kde se údaje přepisují
- Seznam příležitostí s odhadem ušetřeného času a návratnosti
- Doporučení u každé příležitosti, zda ji řešit hned, později nebo ponechat v ruční podobě
- Plán změn na prvních devadesát dní
- Přehled klíčových čísel, podle kterých můžete firmu řídit
- Schůzku nad výsledky, online nebo osobně
Pro koho to je
Majitelé, kteří hledají první krok k automatizaci
Dostanete pořadí kroků seřazené podle přínosu.
Firmy, které zvažují nový systém
Než do něj investujete, uvidíte, co skutečně potřebujete.
Rostoucí firmy
Zjistíte, které procesy už nestačí tempu růstu a kde vznikají úzká místa.
Firmy, které chtějí zavést umělou inteligenci
Uvidíte, kde má smysl a kde zatím ne.
Související články
AI automatizace ve firmě: co zautomatizovat, co nechat lidem a jak to spočítat
AI automatizace ve firmě znamená, že umělá inteligence převezme část opakované práce s texty, dokumenty a e-maily a napojí se na běžné systémy firmy. Nejvíc pomáhá tam, kde samotná pravidla nestačí. Ne každá činnost si ale AI zaslouží. V článku ukazuji, jak u každého procesu rozhodnout, zda ho nechat ručně, vyřešit pravidlem, přidat krok s AI, nebo nasadit agenta, tedy program s AI, který sám volí postup, a jak přínos spočítat i s časem na kontrolu výstupů.
Přehledy od AI v Česku podle 60 měřených dotazů
Přehledy od AI jsou souhrny, které Google generuje pomocí umělé inteligence a zobrazuje nad běžnými výsledky vyhledávání. Abych zjistil, jak často se u otázek, které řeší majitelé firem a jejich zákazníci, zobrazují, změřil jsem 60 běžných hledání. Přehled od AI se objevil u 53 z nich. V článku najdete výsledky měření, vysvětlení, co to znamená pro návštěvnost vašeho webu, a postup, jak zvýšit šanci, že Google i AI chaty budou váš web uvádět jako zdroj.
Časté otázky
Kolik audit stojí?
Cena se odvíjí od velikosti firmy a počtu procesů, které spolu projdeme. Sdělím vám ji po úvodní schůzce, ještě před začátkem auditu. Pokud navážeme dlouhodobou spolupráci, cenu auditu vám započtu do paušálu.
Jak dlouho audit trvá?
Obvykle dva až tři týdny. Záleží na rozsahu a na tom, jak rychle se podaří domluvit rozhovory s lidmi.
Jak vypadá zpráva?
Zpráva obsahuje shrnutí, mapu hlavních procesů, příležitosti s odhadem úspory a návratnosti, kapitoly s daty a doporučeními, plán na 90 dní a přehled klíčových čísel. Podívejte se na ukázku zprávy pro smyšlenou montážní firmu (PDF, 16 stran).
Kolik času to bude stát vaše lidi?
Rozhovor s každým z klíčových lidí a čas, kdy s týmem projdu jeho běžnou práci. Kolik ho bude, záleží na rozsahu, na kterém se domluvíme. Audit plánuji tak, aby běžný provoz běžel dál.
Zavedete něco už během auditu?
Tam, kde to dává smysl, ano. Pokud najdu jednoduché zlepšení s rychlým přínosem, můžu ho zavést už během auditu, abyste první výsledek viděli dřív než zprávu.
Čím se audit liší od strategického partnerství?
Audit je jednorázový a ukáže, kde firma stojí a čím začít. Strategické partnerství je dlouhodobá spolupráce, ve které změny zavádíme a sledujeme jejich dopad. Audit bývá jeho prvním krokem.
Co když po auditu nebudeme pokračovat?
Zpráva, mapa procesů i plán vám zůstanou a můžete podle nich postupovat sami nebo s jiným dodavatelem.